Je me fais ici l’écho d’un article glané sur Internet : Please don’t send me Microsoft Word documents – nothingisreal.com (trouvé grâce à StumbleUpon 
), ainsi que de trop fréquentes expériences personnelles 
.
Il est dommage de constater que la plupart des internautes, lorsqu’ils ont besoin d’envoyer un document par e-mail, l’envoient en .doc, le format utilisé par Microsoft Word. En effet, il peut paraître logique d’envoyer le document au format utilisé pour l’éditer, mais quand on y regarde de plus près ça n’est pas aussi évident. Voici quelques raisons :
- Tout le monde ne possède pas Microsoft Word : pensez aux utilisateurs Linux ou Mac pour qui Microsoft est loin d’être une évidence, ou aux utilisateurs comme moi qui ne souhaitent pas pirater Office. Ne nous leurrons pas, la plupart des possesseurs particuliers d’Office l’ont soit “emprunté au bureau” soit acquis illégalement ; je ne compte plus le nombre de personnes qui se sont fait installer par un ami Office Ultra Premium Ultimate Professionnal & cie pour ne se servir que de Word
… - Même en utilisant des logiciels compatibles, voir même d’autres versions de Word, la mise en page n’est jamais garantie : utilisateur d’OpenOffice.org (logiciel libre et gratuit) pour lire les .doc que je reçois, je constate souvent que malgré la supposée totale compatibilité la mise en page des documents est souvent altérée. Pire, ouvrir un document créé avec Word 2007 dans Word 2000 vous expose souvent au même problème. Enfin, suivant les réglages du logiciel, la mise en page peut également être altérée.
- Un document Word peut être modifié à tout moment, volontairement ou non, par le destinataire : à part dans des cas particuliers où on veut justement permettre au destinataire la modification du document, les .doc reçus sont généralement destinés à être uniquement lus et non modifiés (annonces, plannings, etc). Le destinataire peut également modifier volontairement le document pour lui faire dire n’importe quoi puis le faire suivre en votre nom, ce qui pose quelques problèmes de sécurité…
C’est bien joli tout ça, mais qu’avons-nous comme solution ? La plus pratique et universellement reconnue est le format PDF, crée par Adobe. Il est possible de lire ce format sous tous les systèmes d’exploitation, avec le lecteur Adobe Reader ou autre. Surtout, son principal avantage est qu’il garantit que, quelque soit l’ordinateur sur lequel vous ouvrez un document PDF, la mise en page sera strictement la même. Plus de tableaux qui débordent, de listes bizarres ou de tailles de police incongrues. Enfin, il est par défaut impossible de modifier un PDF.
Maintenant, comment créer un PDF à partir d’un document Word ? Contrairement aux idées reçues, il n’est pas utile pour l’utilisateur moyen (ie qui ne souhaite pas manipuler les formulaires ou autres fonctions avancées) d’acquérir le très onéreux Adobe Acrobat. Des logiciels gratuits comme l’excellent PDFCreator, dont l’utilisation est rapidement expliquée ici, imitent le maître en utilisant la même méthode, à savoir l’installation d’une imprimante PDF qui transforme quasiment n’importe quel fichier (tous ceux qu’on peut imprimer en fait) en un fichier PDF.
Encore une fois, je trouve dommage que la plupart des utilisateurs ignorent cette possibilité, et ce même si les logiciels nécessaires sont déjà installés sur leur poste. Je pense ici par exemple à l’administration de mon école qui, après avoir acquis une licence multiposte d’Adobe Acrobat à XXXXX €, continue désespérément à nous envoyer plannings, emplois du temps et autres documents officiels sous forme de documents Word …
